Kebijakan ini menjelaskan bagaimana PicAnchor menangani data pribadi. Karena PicAnchor digunakan oleh perusahaan untuk mendokumentasikan tim lapangan mereka sendiri, sebagian kebijakan ini membedakan antara data yang kami kendalikan dan data yang dikendalikan oleh pelanggan bisnis kami. Mohon baca Bagian 3 dengan saksama.
1. Siapa kami
PicAnchor ("PicAnchor", "kami") adalah aplikasi dokumentasi lapangan dan dasbor web yang memungkinkan organisasi mengambil foto yang distempel dengan waktu dan lokasi terverifikasi, serta mengelola foto-foto tersebut di seluruh tim. Kebijakan ini diterbitkan oleh Baturlabs Ltd, perusahaan yang terdaftar di Inggris dan Wales ("Operator"), yang dapat dihubungi di admin@baturlabs.com.
Kebijakan ini berlaku untuk aplikasi seluler PicAnchor, dasbor web PicAnchor, dan situs picanchor.com (secara bersama-sama disebut "Layanan").
Tidak semua fitur yang dijelaskan dalam kebijakan ini tersedia di setiap platform atau versi Layanan. Jika suatu fitur - misalnya akun, sinkronisasi perusahaan, atau paket berbayar - tidak tersedia pada platform atau versi yang Anda gunakan, maka bagian yang menjelaskan fitur tersebut tidak berlaku bagi Anda.
2. Data yang kami kumpulkan
Kami hanya mengumpulkan data yang diperlukan agar Layanan berfungsi. Data yang dikumpulkan bergantung pada cara Anda menggunakannya.
| Kategori | Yang termasuk | Kapan |
|---|---|---|
| Akun admin | Alamat email dan kata sandi (disimpan terenkripsi), serta nama perusahaan yang Anda masukkan. Secara opsional, detail perusahaan yang Anda masukkan: alamat, nomor telepon, dan email kontak. Detail ini disimpan bersama perusahaan dan dapat dilihat oleh anggota perusahaan tersebut, digunakan di detail perusahaan dan pada Laporan lapangan, tidak ditampilkan kepada siapa pun di luar perusahaan, kecuali Anda menyertakannya dalam Laporan lapangan yang Anda ekspor dan bagikan, dan dihapus bersama akun. | Saat admin mendaftar untuk dasbor. |
| Data langganan | Produk, referensi transaksi, dan status (aktif, uji coba gratis, berakhir), dari Apple atau Google, untuk menerapkan paket perusahaan Anda; disimpan selama akun perusahaan ada. | Saat perusahaan berlangganan paket Fleet di dalam aplikasi. |
| Identitas pekerja | Nama tampilan yang didaftarkan admin untuk Anda dan sebuah kode gabung. Pekerja tidak memberikan email atau kata sandi; proses masuk bersifat anonim dan hanya tertaut ke entri pekerja yang dibuat admin Anda. | Saat pekerja bergabung ke perusahaan dengan nama + kode. |
| Foto & stempelnya | Foto yang Anda ambil, dan informasi yang distempel padanya: tanggal dan waktu, koordinat GPS, alamat hasil reverse geocoding, serta catatan yang Anda ketik. | Setiap kali foto diambil dan disinkronkan. |
| Proyek | Jika perusahaan Anda menggunakan Proyek: nama proyek, referensi, tanggal dan waktu, nama dan nomor telepon pelanggan, tempat (alamat, tautan peta, dan koordinat), catatan, pekerja yang ditugaskan, serta siapa yang menandainya selesai atau menyetujuinya dan kapan. Dimasukkan oleh admin perusahaan dan dapat dilihat oleh admin perusahaan tersebut dan pekerja yang ditugaskan. Proyek dapat diarsipkan tetapi tidak dihapus secara terpisah; semua proyek perusahaan dihapus sekaligus saat akun perusahaan dihapus. Menghapus pekerja akan menghapus penugasannya dan namanya dari catatan penyelesaian dan persetujuan. | Saat admin membuat atau mengubah proyek, atau saat proyek ditandai selesai atau disetujui. |
| Laporan lapangan | Jika perusahaan Anda menggunakan Laporan lapangan: header laporan (judul, referensi pekerjaan, proyek, alamat lokasi, tanggal, siapa yang menyusun, serta nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email yang Anda pilih untuk ditampilkan); teks yang ditulis pada setiap halaman (lokasi, butir, observasi, tindakan yang diperlukan, penanggung jawab, batas waktu, status); dan salinan foto setiap halaman. Setiap halaman juga menyimpan apa yang distempel pada fotonya saat ditambahkan: waktu, alamat, koordinat, nama pekerja, dan nama perusahaan. Foto yang ditambahkan dari galeri ponsel diunggah tanpa data lokasi dan kamera; hanya tanggal pengambilan foto yang disimpan. Kami juga mencatat siapa yang terakhir mengubah setiap laporan dan kolom dan, jika dua orang mengubah teks yang sama, teks yang tergantikan, selama 30 hari. Laporan dapat dibuka oleh orang yang membuatnya dan oleh admin perusahaan, dan tidak oleh siapa pun lainnya. Laporan disimpan sampai dihapus (Bagian 7). | Saat laporan dibuat atau diubah dan ponsel atau dasbor menyinkronkannya. |
| Pendaftaran bukti | Sidik jari berkas foto, kode verifikasinya, waktu pengambilan, dan apakah waktu itu berasal dari jaringan atau jam perangkat. Tidak pernah gambarnya (Bagian 12). | Setiap kali foto diambil, dengan atau tanpa akun. |
| Lokasi | Lokasi GPS perangkat, digunakan untuk menstempel foto dan mendeteksi lokasi palsu ("mock"). Lokasi digunakan pada saat pengambilan foto; kami tidak melacak lokasi perangkat secara terus-menerus di latar belakang. | Saat mengambil foto, dengan izin Anda. |
| Data teknis | Informasi dasar yang diperlukan untuk mengoperasikan dan mengamankan Layanan, seperti apakah sebuah foto sudah disinkronkan dan zona waktu pengambilannya. Aplikasi dan dasbor tidak menggunakan layanan analitik atau pelaporan kerusakan (crash) dan tidak mengumpulkan pengenal perangkat keras apa pun - tidak ada IMEI dan tidak ada ID iklan; perangkat pekerja tertaut ke akunnya hanya melalui pengenal acak yang dibuat aplikasi, yang menjaga satu akun pekerja terikat pada satu perangkat. Situs web picanchor.com menggunakan Vercel Web Analytics untuk menghitung kunjungan halaman. Layanan ini tidak memasang cookie, tidak menyimpan apa pun di perangkat Anda, dan tidak mengidentifikasi Anda atau melacak Anda di situs web lain. Kami hanya melihat jumlah total, seperti halaman yang dikunjungi, situs perujuk, negara, dan jenis perangkat. | Selama penggunaan normal. |
Aplikasi PicAnchor berfungsi secara lokal tanpa akun. Jika Anda tidak pernah masuk sebagai admin dan tidak pernah bergabung ke perusahaan sebagai pekerja, foto tetap berada di perangkat Anda dan tidak dikirim ke server kami. Sidik jari dan waktu pengambilan didaftarkan agar foto Anda dapat diverifikasi di kemudian hari (Bagian 12); lokasi Anda dan foto itu sendiri tidak pernah keluar dari perangkat Anda kecuali Anda menggunakan akun.
3. Siapa yang mengendalikan data Anda (pengendali dan pemroses)
Hal ini penting untuk memahami hak-hak Anda.
- Ketika sebuah perusahaan menggunakan PicAnchor untuk mendokumentasikan timnya - foto, laporan, nama pekerja, dan catatan terkait adalah milik dan dikendalikan oleh perusahaan tersebut (perusahaan milik admin). Perusahaan itu adalah pengendali data (data controller). PicAnchor bertindak sebagai pemroses data (data processor), yang menyimpan dan memproses data atas nama perusahaan tersebut dan sesuai instruksinya. Jika Anda seorang pekerja, permintaan terkait data Anda (akses, koreksi, penghapusan) umumnya diajukan kepada pemberi kerja/perusahaan yang mendaftarkan Anda, yang menentukan bagaimana data itu digunakan dan disimpan.
- Untuk akun PicAnchor Anda sendiri - seperti email admin yang digunakan untuk masuk, dan situs web - Operator adalah pengendali data.
4. Bagaimana kami menggunakan data
- Untuk menyediakan fungsi inti: menstempel foto dengan waktu dan lokasi terverifikasi, serta membuktikan bahwa foto belum diubah.
- Untuk menyinkronkan foto ke penyimpanan privat perusahaan dan menampilkannya di dasbor perusahaan tersebut.
- Untuk memungkinkan admin mengelola pekerja, membuat laporan (PDF "laporan"), dan menerapkan stempel yang seragam di seluruh tim.
- Untuk menyimpan Laporan lapangan di akun perusahaan Anda, menampilkannya kepada penulisnya dan admin perusahaan, menyimpan riwayat perubahannya, dan mengisi detail perusahaan di dalamnya.
- Untuk mengingatkan Anda tentang pekerjaan yang akan datang. Jika Anda mengizinkan notifikasi, aplikasi menjadwalkan pengingat untuk proyek yang ditugaskan kepada Anda di perangkat Anda. Pengingat hanya menampilkan nama proyek dan waktu mulai, tidak pernah pelanggan, nomor telepon, alamat, atau catatan, dan tidak ada data pengingat yang dikirim ke kami.
- Untuk mengoperasikan, mengamankan, dan meningkatkan Layanan, serta memberikan dukungan.
- Untuk menerapkan langganan perusahaan Anda dari Apple atau Google (kami hanya menerima status dan referensinya).
Kami tidak menjual data pribadi. Kami tidak menggunakan foto atau lokasi Anda untuk membangun profil iklan, dan Layanan tidak menampilkan iklan pihak ketiga.
5. Dasar hukum dan persetujuan
Kami memproses data pribadi apabila Anda (atau perusahaan tempat Anda bekerja) telah memberikan persetujuan, apabila diperlukan untuk menyediakan layanan yang Anda minta, dan apabila kami memiliki kepentingan yang sah dalam mengoperasikan dan mengamankan Layanan. Bagi pekerja, dasar hukum untuk memproses dokumentasi lapangan umumnya berada pada perusahaan pemberi kerja yang mendaftarkan Anda dan menginstruksikan dokumentasi tersebut. Operator berkedudukan di Britania Raya, dan kami menangani data pribadi berdasarkan UK General Data Protection Regulation (UK GDPR).
6. Pembagian dan layanan pihak ketiga
Kami hanya membagikan data kepada penyedia layanan yang membantu kami menjalankan Layanan, dan hanya seperlunya:
- Hosting cloud dan basis data - foto dan catatan disimpan pada Supabase, penyedia hosting dan basis data kami, atas nama kami, dalam penyimpanan privat dengan kontrol akses. Supabase berjalan di atas infrastruktur Amazon Web Services di Tokyo, Jepang (AWS
ap-northeast-1). Data setiap perusahaan terisolasi dari data perusahaan lain. - Vercel (hosting untuk picanchor.com dan dasbor, serta penghitungan kunjungan halaman situs web).
- Toko aplikasi dan pembayaran - paket Fleet dibeli di dalam aplikasi sebagai langganan melalui Apple App Store atau Google Play. Apple dan Google memproses pembayarannya; kami tidak menerima atau menyimpan detail kartu Anda. Kami menerima status langganan tersebut dan referensi toko untuknya (produknya, referensi transaksinya, dan apakah langganan aktif, dalam uji coba gratis, atau telah berakhir) dan mengaitkannya dengan perusahaan Anda agar paketnya dapat diterapkan.
- Peta / reverse geocoding - koordinat GPS dapat dikirim ke layanan peta untuk menghasilkan alamat yang mudah dibaca untuk stempel.
- Hukum - kami dapat mengungkapkan data apabila diwajibkan oleh hukum atau untuk melindungi hak dan keselamatan.
7. Penyimpanan, lokasi, dan retensi
Foto dan catatan yang disinkronkan disimpan dalam penyimpanan cloud privat yang disediakan oleh Supabase, di-hosting di Tokyo, Jepang (AWS ap-northeast-1). Supabase menyediakan penyimpanan tersebut di atas infrastruktur Amazon Web Services, yang bertindak sebagai sub-prosesor kami. Lama foto tersinkron disimpan bergantung pada paket perusahaan saat foto diunggah: 1 tahun di paket berbayar (Pro atau Pro+), 30 hari di paket Gratis, setelah itu dihapus otomatis dari penyimpanan. Jika paket berakhir, foto yang diunggah selama paket berjalan tetap disimpan selama 1 tahun, dan foto baru mengikuti batas paket Gratis. Jika perusahaan beralih ke Pro atau Pro+, foto Gratisnya juga disimpan selama 1 tahun. Di paket Gratis, perusahaan dapat menyimpan hingga 100 foto yang diunggah selama di paket Gratis. Foto yang diunggah selama paket berbayar tidak dihitung. Setelah batas itu tercapai, foto berikutnya tetap berada di perangkat pekerja dan tidak diunggah sampai ada ruang kosong atau paket ditingkatkan. Perusahaan yang mengendalikan datanya juga dapat menghapus pekerja dan foto kapan saja dari dasbor. Foto yang dihapus dari dasbor disimpan di Baru Dihapus selama 30 hari, dapat dipulihkan oleh admin, lalu dihilangkan dari penyimpanan; foto yang tetap disimpan setelah seorang pekerja dihapus hanya menyimpan nama pekerja sebagaimana tercatat pada saat pengambilan, sehingga dokumentasi tetap utuh.
Laporan lapangan dan salinan foto di dalamnya tidak termasuk dalam jadwal foto di atas. Laporan disimpan sampai perusahaan menghapusnya. Laporan yang dihapus, atau halaman yang dihapus dari laporan, disimpan selama 30 hari, dapat dipulihkan, lalu dihapus dari penyimpanan bersama gambarnya. Catatan teks yang tergantikan dihapus setelah 30 hari. Jika seorang pekerja dihapus dari perusahaan, laporannya tetap tersedia bagi admin perusahaan dan tetap memuat nama pekerja sebagai penulis, sehingga dokumentasi tetap utuh. Saat akun perusahaan dihapus, semua Laporan lapangan dan gambarnya ikut dihapus.
Entri registri verifikasi disimpan tanpa batas waktu, dan itu disengaja: kode verifikasi yang tercetak pada foto atau laporan harus tetap berfungsi bertahun-tahun kemudian, bagi orang yang tidak pernah menjadi pelanggan kami. Anda dapat meminta kami menghapus sebuah entri (Bagian 9). Foto yang disinkronkan ke perusahaan dihapus dari penyimpanan perusahaan sesuai jadwal di atas; entri registrinya tidak, sehingga sebuah foto bisa sudah hilang dari dasbor perusahaan sementara kode verifikasinya masih menjawab.
8. Keamanan
Kami melindungi data dengan langkah-langkah termasuk kontrol akses terisolasi per perusahaan (sehingga satu perusahaan tidak dapat melihat data perusahaan lain), penyimpanan privat yang tidak dapat diakses publik, transmisi terenkripsi, dan fitur yang membantu mendeteksi perubahan pada foto, yang tertanam pada stempel (waktu dari jaringan, deteksi lokasi palsu, dan sidik digital pada setiap foto). Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman, tetapi kami berupaya melindungi data Anda sesuai dengan praktik industri.
Untuk mencegah kode gabung pekerja ditebak, kami membatasi upaya bergabung ke perusahaan yang berulang kali gagal. Untuk melakukannya kami menyimpan bentuk teracak satu arah dari alamat jaringan dan pengenal sesi anonim hingga dua jam. Keduanya hanya digunakan untuk pembatasan tersebut, tidak pernah dikaitkan dengan foto atau akun, dan dihapus secara otomatis.
9. Hak-hak Anda
Sesuai hukum yang berlaku, Anda dapat meminta untuk mengakses, mengoreksi, atau menghapus data pribadi Anda, serta menolak atau membatasi pemrosesan tertentu. Karena sebagian besar data dikendalikan oleh perusahaan yang menggunakan PicAnchor (lihat Bagian 3), pekerja umumnya sebaiknya mengajukan permintaan ini kepada pemberi kerja/perusahaan yang mendaftarkan mereka. Untuk data yang dikendalikan Operator, atau jika Anda tidak yakin harus menghubungi siapa, kirim email ke admin@baturlabs.com dan kami akan membantu mengarahkan permintaan Anda.
Anda juga dapat meminta kami menghapus sebuah entri registri verifikasi (Bagian 12) dengan menulis ke admin@baturlabs.com; saat ini belum ada kontrol untuk itu di dalam aplikasi. Entri itu kemudian hanya menjawab "dicabut" kepada siapa pun yang memeriksanya: waktu pengambilan dan sumber waktu dihapus dan tidak dapat dipulihkan. Kami tetap menyimpan sidik jarinya sendiri, kode verifikasinya, dan waktu pertama kami menerimanya, karena melepaskan sidik jari itu akan memungkinkan orang lain mendaftarkan berkas yang sama di kemudian hari dan mengklaim tanggal yang lebih awal untuknya. Kami juga menyimpan jumlah berapa kali berkas yang sama dikirimkan dan kapan terakhir kali terlihat. Penghapusan tidak dapat dibatalkan.
10. Anak-anak
PicAnchor adalah alat untuk tempat kerja dan tidak ditujukan bagi anak-anak. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi dari siapa pun yang berada di bawah usia dewasa menurut yurisdiksinya. Jika Anda yakin seorang anak di bawah umur telah memberikan data, hubungi kami dan kami akan menghapusnya.
11. Perubahan kebijakan ini
Kami dapat memperbarui kebijakan ini seiring perkembangan Layanan atau sebagaimana diwajibkan oleh hukum. Kami akan memperbarui tanggal "Terakhir diperbarui" di atas dan, untuk perubahan signifikan, memberikan pemberitahuan yang lebih jelas.
12. Registri verifikasi foto
Registri tidak menyimpan gambar. Tidak ada bagian dari pasal ini yang melibatkan foto itu sendiri keluar dari perangkat Anda; foto hanya diunggah ketika Anda menyinkronkannya ke perusahaan (Bagian 2 dan 7).
Saat Anda mengambil foto, aplikasi mengirimkan empat hal ke registri verifikasi kami:
- sidik jari digital dari berkas foto (hash SHA-256 - kode pendek yang dihitung dari isi berkas; fotonya sendiri tidak dapat disusun ulang dari kode itu)
- kode verifikasi foto tersebut - kode pendek yang tercetak pada foto itu sendiri, yaitu kode yang diketik seseorang di verify.picanchor.com
- waktu pengambilan
- apakah waktu tersebut berasal dari jaringan atau dari jam perangkat
Tidak ada hal lain yang dikirim. Tidak ada lokasi, tidak ada nama, tidak ada detail akun, tidak ada pengenal perangkat. Registri sendiri mencatat saat menerimanya, dari jam kami sendiri, dan, jika berkas yang sama dikirimkan lagi, berapa kali dan kapan terakhir kali terlihat. Registri tidak dapat mengetahui di mana sebuah foto diambil atau siapa yang mengambilnya.
Pendaftaran terjadi untuk setiap foto yang Anda ambil dan saat ini tidak dapat dimatikan di dalam aplikasi. Jika Anda tidak ingin foto didaftarkan, hubungi kami (Bagian 13).
Ini ada agar sebuah foto dapat diverifikasi di kemudian hari: siapa pun yang memiliki foto tersebut, atau kode verifikasinya, dapat memeriksa di verify.picanchor.com kapan berkas itu didaftarkan dan apakah berkas itu berubah sejak saat itu. Karena verifikasi bergantung pada catatan yang bertahan lama, entri sidik jari dan waktu pengambilan disimpan tanpa batas waktu.
Untuk mencegah registri dibanjiri permintaan, kami membatasi berapa banyak pendaftaran yang dapat berasal dari satu alamat jaringan dalam suatu periode. Untuk melakukannya kami menyimpan bentuk teracak satu arah dari alamat tersebut hingga dua jam. Kami tidak menyimpan alamatnya sendiri, dan kami tidak membuat pengenal permanen untuk perangkat atau pemasangan aplikasi Anda - pendaftaran dari perangkat yang sama tidak saling dikaitkan.
13. Kontak
Pertanyaan tentang kebijakan ini atau data Anda: admin@baturlabs.com.
Operator: Baturlabs Ltd, perusahaan yang terdaftar di Inggris dan Wales, dengan alamat terdaftar Unit 20 Yarrow Business Centre, Chorley PR6 0LP, United Kingdom.