Chính sách quyền riêng tư

Chính sách này giải thích cách PicAnchor xử lý dữ liệu cá nhân. Vì PicAnchor được các doanh nghiệp sử dụng để ghi lại công việc của chính đội ngũ hiện trường của họ, một số phần của chính sách này phân biệt giữa dữ liệu do chúng tôi kiểm soát và dữ liệu do khách hàng doanh nghiệp của chúng tôi kiểm soát. Vui lòng đọc kỹ Mục 3.

1. Chúng tôi là ai

PicAnchor (“PicAnchor”, “chúng tôi”) là một ứng dụng ghi lại công việc hiện trường kèm bảng điều khiển web, cho phép các tổ chức chụp ảnh được đóng dấu thời gian và vị trí đã xác minh, và quản lý các ảnh đó trong cả đội ngũ. Chính sách này được công bố bởi Baturlabs Ltd, một công ty đăng ký tại Anh và xứ Wales (“Đơn vị vận hành”), liên hệ qua admin@baturlabs.com.

Chính sách này áp dụng cho ứng dụng di động PicAnchor, bảng điều khiển web PicAnchor và trang web picanchor.com (gọi chung là “Dịch vụ”).

Không phải mọi tính năng được mô tả trong chính sách này đều có trên mọi nền tảng hoặc trong mọi phiên bản của Dịch vụ. Nếu một tính năng - chẳng hạn tài khoản, đồng bộ công ty hoặc gói trả phí - không được cung cấp trên nền tảng hoặc phiên bản bạn đang dùng, thì các mục mô tả tính năng đó đơn giản là không áp dụng cho bạn.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

Chúng tôi chỉ thu thập những gì Dịch vụ cần để hoạt động. Dữ liệu được thu thập tùy thuộc vào cách bạn sử dụng.

Ứng dụng PicAnchor hoạt động cục bộ mà không cần tài khoản. Nếu bạn không bao giờ đăng nhập với tư cách quản trị viên và không bao giờ tham gia một công ty với tư cách nhân viên, ảnh sẽ nằm trên thiết bị của bạn và không được gửi đến máy chủ của chúng tôi. Một dấu vân tay và thời điểm chụp được đăng ký để ảnh của bạn có thể được xác minh sau này (Mục 12); vị trí của bạn và chính bức ảnh không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn trừ khi bạn dùng tài khoản.

3. Ai kiểm soát dữ liệu của bạn (bên kiểm soát dữ liệu và bên xử lý dữ liệu)

Điều này quan trọng để hiểu các quyền của bạn.

• Khi một doanh nghiệp dùng PicAnchor để ghi lại công việc của đội ngũ - ảnh, báo cáo, tên nhân viên và các bản ghi liên quan thuộc về và do doanh nghiệp đó (công ty của quản trị viên) kiểm soát. Doanh nghiệp đó là bên kiểm soát dữ liệu. PicAnchor đóng vai trò là bên xử lý dữ liệu, lưu trữ và xử lý dữ liệu thay mặt doanh nghiệp và theo chỉ dẫn của doanh nghiệp. Nếu bạn là nhân viên, các yêu cầu về dữ liệu của bạn (truy cập, chỉnh sửa, xóa) thường được gửi đến chủ sử dụng lao động/công ty đã đăng ký bạn, là bên quyết định cách dữ liệu đó được sử dụng và lưu giữ.
• Đối với chính tài khoản PicAnchor của bạn - chẳng hạn email của quản trị viên dùng để đăng nhập, và trang web - Đơn vị vận hành là bên kiểm soát dữ liệu.

4. Cách chúng tôi sử dụng dữ liệu

• Để cung cấp chức năng cốt lõi: đóng dấu ảnh với thời gian và vị trí đã xác minh, và chứng minh ảnh chưa bị thay đổi.
• Để đồng bộ ảnh vào kho lưu trữ riêng của công ty và hiển thị chúng trong bảng điều khiển của công ty đó.
• Để cho phép quản trị viên quản lý nhân viên, tạo báo cáo (PDF), và áp dụng một dấu thống nhất cho cả đội ngũ.
• Để lưu Báo cáo hiện trường vào tài khoản công ty của bạn, hiển thị chúng cho người đã viết và các quản trị viên của công ty, giữ lịch sử chỉnh sửa, và điền thông tin công ty vào đó.
• Để nhắc bạn về công việc sắp tới. Nếu bạn cho phép thông báo, ứng dụng sẽ lên lịch nhắc nhở cho các dự án được giao cho bạn ngay trên thiết bị của bạn. Một lời nhắc chỉ hiển thị tên dự án và giờ bắt đầu, không bao giờ hiển thị khách hàng, số điện thoại, địa chỉ hay ghi chú, và không có thông tin nào về lời nhắc được gửi cho chúng tôi.
• Để vận hành, bảo mật và cải thiện Dịch vụ, và để hỗ trợ.
• Để áp dụng gói đăng ký của công ty bạn từ Apple hoặc Google (chúng tôi chỉ nhận trạng thái và các mã tham chiếu của gói).

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Chúng tôi không dùng ảnh hay vị trí của bạn để xây dựng hồ sơ quảng cáo, và Dịch vụ không hiển thị quảng cáo của bên thứ ba.

5. Cơ sở pháp lý và sự đồng ý

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân khi bạn (hoặc doanh nghiệp bạn làm việc cho) đã đồng ý, khi việc xử lý là cần thiết để cung cấp dịch vụ bạn đã yêu cầu, và khi chúng tôi có lợi ích hợp pháp trong việc vận hành và bảo mật Dịch vụ. Đối với nhân viên, cơ sở pháp lý cho việc xử lý các tài liệu hiện trường nhìn chung thuộc về công ty sử dụng lao động đã đăng ký bạn và chỉ đạo việc ghi lại. Đơn vị vận hành có trụ sở tại Vương quốc Anh, và chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân theo Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Vương quốc Anh (UK GDPR).

6. Chia sẻ và dịch vụ của bên thứ ba

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu với các nhà cung cấp dịch vụ giúp chúng tôi vận hành Dịch vụ, và chỉ ở mức cần thiết:

• Lưu trữ đám mây và cơ sở dữ liệu - ảnh và bản ghi được lưu tại Supabase, nhà cung cấp lưu trữ và cơ sở dữ liệu của chúng tôi, thay mặt chúng tôi, trong kho lưu trữ riêng có kiểm soát truy cập. Supabase chạy trên hạ tầng Amazon Web Services tại Tokyo, Nhật Bản (AWS ap-northeast-1). Dữ liệu của mỗi công ty được tách biệt với dữ liệu của mọi công ty khác.
• Vercel (lưu trữ cho picanchor.com và bảng điều khiển, và số lượt xem trang của trang web).
• Cửa hàng ứng dụng và thanh toán - Các gói Fleet (Pro và Pro+) được mua ngay trong ứng dụng dưới dạng đăng ký thông qua Apple App Store hoặc Google Play. Apple và Google xử lý thanh toán; chúng tôi không nhận hay lưu thông tin thẻ của bạn. Chúng tôi nhận trạng thái của gói đăng ký và các mã tham chiếu của cửa hàng cho gói đó (sản phẩm, mã tham chiếu giao dịch, và việc gói đang hoạt động, đang dùng thử miễn phí hay đã kết thúc) và liên kết chúng với công ty của bạn để gói của công ty có thể được áp dụng.
• Bản đồ / tra cứu địa chỉ ngược - Tọa độ GPS có thể được gửi đến một dịch vụ bản đồ để tạo ra địa chỉ dễ đọc cho dấu trên ảnh.
• Pháp lý - chúng tôi có thể tiết lộ dữ liệu khi pháp luật yêu cầu hoặc để bảo vệ quyền lợi và sự an toàn.

7. Lưu trữ, vị trí lưu trữ và thời gian lưu giữ

Ảnh và bản ghi đã đồng bộ được lưu trong kho lưu trữ đám mây riêng do Supabase cung cấp, đặt tại Tokyo, Nhật Bản (AWS ap-northeast-1). Supabase cung cấp kho lưu trữ đó trên hạ tầng Amazon Web Services, đơn vị này là bên xử lý phụ của chúng tôi. Thời gian một ảnh đã đồng bộ được giữ lại phụ thuộc vào gói của công ty tại thời điểm ảnh được tải lên: 1 năm với gói trả phí (Pro hoặc Pro+), 30 ngày với gói Free, sau đó ảnh tự động bị xóa khỏi kho lưu trữ. Nếu một gói kết thúc, các ảnh đã tải lên trong thời gian có gói vẫn được giữ 1 năm, và các ảnh mới theo giới hạn của gói Free. Nếu một công ty nâng cấp, các ảnh Free của công ty cũng được giữ 1 năm. Với gói Free, một công ty có thể lưu tối đa 100 ảnh được tải lên khi đang dùng Free. Các ảnh tải lên trong thời gian có gói trả phí không tính vào mức này. Khi đạt đến giới hạn đó, các ảnh tiếp theo vẫn nằm trên thiết bị của nhân viên và không được tải lên cho đến khi có thêm dung lượng trống hoặc gói được nâng cấp. Các doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu của mình cũng có thể xóa nhân viên và ảnh bất cứ lúc nào từ bảng điều khiển. Ảnh bị xóa khỏi bảng điều khiển được giữ trong mục Đã xoá gần đây trong 30 ngày, trong thời gian đó quản trị viên có thể khôi phục chúng, rồi sau đó bị xóa khỏi kho lưu trữ; các ảnh được giữ lại sau khi một nhân viên bị gỡ chỉ giữ lại tên của nhân viên như đã ghi tại thời điểm chụp, để tài liệu vẫn nguyên vẹn.

Báo cáo hiện trường và các bản sao ảnh bên trong chúng không thuộc lịch lưu giữ ảnh nêu trên. Chúng được giữ cho đến khi công ty xóa chúng. Một báo cáo bị xóa, hoặc một trang bị gỡ khỏi báo cáo, được giữ 30 ngày, trong thời gian đó có thể khôi phục, rồi bị xóa khỏi kho lưu trữ cùng với các hình ảnh của nó. Bản ghi về đoạn văn bản bị thay thế bị xóa sau 30 ngày. Nếu một nhân viên bị gỡ khỏi công ty, các báo cáo của họ vẫn có sẵn cho các quản trị viên của công ty và vẫn giữ tên nhân viên là tác giả, để tài liệu vẫn nguyên vẹn. Khi một tài khoản công ty bị xóa, toàn bộ Báo cáo hiện trường và hình ảnh của chúng bị xóa cùng với nó.

Các mục trong sổ đăng ký xác minh được giữ vô thời hạn, và điều đó là có chủ ý: một mã xác minh được in trên ảnh hoặc báo cáo vẫn phải dùng được nhiều năm sau, đối với một người chưa bao giờ là khách hàng của chúng tôi. Bạn có thể yêu cầu chúng tôi xóa một mục (Mục 9). Một ảnh đã đồng bộ cho một công ty sẽ bị xóa khỏi kho lưu trữ của công ty theo lịch nêu trên; mục đăng ký của nó thì không, nên một ảnh có thể đã biến mất khỏi bảng điều khiển của công ty trong khi mã xác minh của nó vẫn trả lời.

8. Bảo mật

Chúng tôi bảo vệ dữ liệu bằng các biện pháp gồm kiểm soát truy cập tách biệt cho từng công ty (để công ty này không thể thấy dữ liệu của công ty khác), kho lưu trữ riêng không truy cập công khai được, truyền dữ liệu được mã hóa, và các tính năng giúp phát hiện thay đổi đối với ảnh, được tích hợp trong dấu trên ảnh (thời gian lấy từ mạng, phát hiện vị trí giả mạo, và dấu vân tay số trên mỗi ảnh). Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối, nhưng chúng tôi nỗ lực bảo vệ dữ liệu của bạn theo thông lệ của ngành.

Để ngăn việc đoán mã tham gia của nhân viên, chúng tôi giới hạn các lần thử tham gia công ty thất bại lặp lại. Để làm vậy, chúng tôi lưu một dạng đã được xáo trộn, một chiều của địa chỉ mạng và một mã định danh phiên ẩn danh trong tối đa hai giờ. Chúng chỉ được dùng cho giới hạn đó, không bao giờ liên kết với ảnh hay tài khoản, và được xóa tự động.

9. Quyền của bạn

Theo quy định của pháp luật hiện hành, bạn có thể yêu cầu truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân của mình, và phản đối hoặc hạn chế một số hoạt động xử lý. Vì phần lớn dữ liệu do doanh nghiệp sử dụng PicAnchor kiểm soát (xem Mục 3), nhân viên thường nên gửi các yêu cầu này đến chủ sử dụng lao động/công ty đã đăng ký họ. Đối với dữ liệu do Đơn vị vận hành kiểm soát, hoặc nếu bạn không chắc nên liên hệ ai, hãy viết thư đến admin@baturlabs.com và chúng tôi sẽ giúp chuyển yêu cầu của bạn đến đúng nơi.

Bạn cũng có thể yêu cầu chúng tôi xóa một mục trong sổ đăng ký xác minh (Mục 12) bằng cách viết thư đến admin@baturlabs.com; hiện chưa có điều khiển nào trong ứng dụng cho việc này. Sau đó mục đó chỉ trả lời “đã thu hồi” cho bất kỳ ai tra cứu: thời điểm chụp và nguồn thời gian bị xóa và không thể khôi phục. Chúng tôi giữ lại chính dấu vân tay, mã xác minh và thời điểm chúng tôi nhận được chúng lần đầu, vì việc giải phóng dấu vân tay sẽ cho phép người khác đăng ký cùng tệp đó sau này và nhận một ngày sớm hơn cho nó. Chúng tôi cũng giữ số lần cùng một tệp được gửi lên và lần cuối nó được thấy. Việc xóa không thể hoàn tác.

10. Trẻ em

PicAnchor là một công cụ cho nơi làm việc và không hướng đến trẻ em. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân từ bất kỳ ai chưa đủ tuổi thành niên theo pháp luật nơi họ cư trú. Nếu bạn cho rằng một người chưa thành niên đã cung cấp dữ liệu, hãy liên hệ với chúng tôi và chúng tôi sẽ xóa dữ liệu đó.

11. Thay đổi đối với chính sách này

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này khi Dịch vụ phát triển hoặc khi pháp luật yêu cầu. Chúng tôi sẽ sửa ngày “Cập nhật lần cuối” ở trên và, đối với các thay đổi quan trọng, sẽ đưa ra thông báo nổi bật hơn.

12. Sổ đăng ký xác minh ảnh

Sổ đăng ký không chứa hình ảnh nào. Không có nội dung nào trong mục này liên quan đến việc chính bức ảnh rời khỏi thiết bị của bạn; ảnh chỉ được tải lên khi bạn đồng bộ chúng cho một công ty (Mục 2 và 7).

Khi bạn chụp một ảnh, ứng dụng gửi bốn thứ đến sổ đăng ký xác minh của chúng tôi:

• một dấu vân tay số của tệp ảnh (mã băm SHA-256 - một mã ngắn được tính từ nội dung của tệp; không thể dựng lại bức ảnh từ nó)
• mã xác minh của ảnh - mã ngắn được in trên chính bức ảnh, là mã người ta nhập tại verify.picanchor.com
• thời điểm chụp
• việc thời điểm đó lấy từ mạng hay từ đồng hồ thiết bị

Không gửi gì khác. Không vị trí, không tên, không thông tin tài khoản, không mã định danh thiết bị. Bản thân sổ đăng ký ghi lại thời điểm nhận được chúng, theo đồng hồ của chính chúng tôi, và, nếu cùng một tệp được gửi lại, ghi số lần và lần cuối nó được thấy. Sổ đăng ký không thể biết một bức ảnh được chụp ở đâu hay do ai chụp.

Việc đăng ký diễn ra với mọi ảnh bạn chụp và hiện không thể tắt trong ứng dụng. Nếu bạn không muốn ảnh được đăng ký, hãy liên hệ với chúng tôi (Mục 14).

Điều này tồn tại để một bức ảnh có thể được xác minh sau này: bất kỳ ai có bức ảnh, hoặc mã xác minh của nó, đều có thể kiểm tra tại verify.picanchor.com xem tệp đã được đăng ký khi nào và có bị thay đổi kể từ đó hay không. Vì việc xác minh phụ thuộc vào việc bản ghi được lưu bền vững, các mục dấu vân tay và thời điểm chụp được giữ vô thời hạn.

Để ngăn sổ đăng ký bị làm ngập, chúng tôi giới hạn số lượt đăng ký có thể đến từ một địa chỉ mạng trong một khoảng thời gian nhất định. Để làm vậy, chúng tôi lưu một dạng đã được xáo trộn, một chiều của địa chỉ đó trong tối đa hai giờ. Chúng tôi không lưu chính địa chỉ, và chúng tôi không tạo mã định danh vĩnh viễn nào cho thiết bị hay bản cài đặt của bạn - các lượt đăng ký từ cùng một thiết bị không được liên kết với nhau.

13. Những người liên hệ với chúng tôi

Mục này dành cho những người liên hệ với chúng tôi qua một biểu mẫu trong quảng cáo Facebook hoặc Instagram của chúng tôi, hoặc qua email, chứ không phải qua các ứng dụng PicAnchor.

Chúng tôi thu thập gì. Tên, địa chỉ email, số điện thoại, tên công ty, quy mô đội ngũ và mục đích bạn cần ảnh công trường.

Vì sao. Để trả lời yêu cầu của bạn, ví dụ để gửi báo cáo mẫu bạn đã yêu cầu. Cơ sở pháp lý của chúng tôi là các bước bạn yêu cầu chúng tôi thực hiện trước khi có hợp đồng (UK GDPR Article 6(1)(b)). Chúng tôi chỉ liên hệ lại theo yêu cầu của bạn: tối đa hai lời nhắc ngắn, sau đó chúng tôi dừng. Chúng tôi không gửi bản tin nào trừ khi bạn yêu cầu.

Ai xử lý.

• Meta thu thập biểu mẫu trên các nền tảng của mình theo chính sách của riêng Meta và chuyển các câu trả lời cho chúng tôi.
• Chúng tôi sử dụng Zoho Mail để gửi và nhận email.
• WhatsApp chỉ được dùng nếu bạn đã cung cấp số điện thoại và chúng tôi nhắn tin cho bạn về yêu cầu của bạn.
• Zoho Sheet là sổ ghi nhận khách hàng tiềm năng của chúng tôi.

Những gì chúng tôi không làm. Chúng tôi không bán thông tin này và không chia sẻ nó cho hoạt động tiếp thị của các công ty khác. Nó không bao giờ được đưa vào sổ đăng ký ảnh (Mục 12). Các ứng dụng PicAnchor không chứa mã theo dõi của Meta.

Trong bao lâu. Nếu bạn không trở thành khách hàng, chúng tôi xóa thông tin này 12 tháng sau lần liên hệ cuối cùng với bạn. Nếu bạn trở thành khách hàng, các mục về tài khoản của chính sách này sẽ áp dụng.

Quyền của bạn. Bạn có thể yêu cầu một bản sao, chỉnh sửa hoặc xóa, hoặc phản đối, bằng cách viết thư đến admin@baturlabs.com. Bạn cũng có thể khiếu nại với Information Commissioner's Office (ICO) tại ico.org.uk.

14. Liên hệ

Câu hỏi về chính sách này hoặc dữ liệu của bạn: admin@baturlabs.com.
Đơn vị vận hành: Baturlabs Ltd, một công ty đăng ký tại Anh và xứ Wales, địa chỉ đăng ký Unit 20 Yarrow Business Centre, Chorley PR6 0LP, United Kingdom.