本政策說明 PicAnchor 如何處理個人資料。由於 PicAnchor 是供企業記錄自家外勤團隊工作之用，本政策部分內容會區分由我們控制的資料與由企業客戶控制的資料。請仔細閱讀第 3 節。
1. 我們是誰
PicAnchor（「PicAnchor」、「我們」）是一款外勤記錄應用程式與網頁後台，讓組織能拍攝蓋有經驗證的時間與位置戳記的照片，並在團隊內管理這些照片。本政策由 Baturlabs Ltd（一家於英格蘭與威爾斯註冊的公司，以下稱「營運者」）發布，聯絡信箱為 admin@baturlabs.com。
本政策適用於 PicAnchor 行動應用程式、PicAnchor 網頁後台，以及 picanchor.com 網站（以下合稱「本服務」）。
本政策所述的功能，並非在每個平台或每個版本的本服務上都提供。若您所使用的平台或版本未提供某項功能（例如帳號、公司同步或付費方案），則說明該功能的各節對您不適用。
2. 我們蒐集的資料
我們只蒐集本服務運作所需的資料。實際蒐集的內容取決於您如何使用本服務。
| 類別 | 包含內容 | 時機 |
|---|---|---|
| 管理員帳號 | 電子郵件地址與密碼（加密儲存）、您輸入的公司名稱。您亦可選擇輸入公司資料：地址、電話號碼與聯絡用電子郵件。這些資料與公司一併儲存，公司成員可以看到，用於公司資料與現場報告，不會向公司以外的人顯示，除非您將其納入您匯出並分享的現場報告；帳號刪除時一併刪除。 | 管理員註冊網頁後台時。 |
| 訂閱資料 | 來自 Apple 或 Google 的產品、交易編號與狀態（有效、免費試用、已結束），用於套用貴公司的方案；公司帳號存續期間持續保存。 | 公司在應用程式內訂閱 Fleet 方案時。 |
| 員工身分 | 您的管理員為您登記的顯示名稱與加入代碼。員工不需提供電子郵件或密碼；登入為匿名，且僅與管理員建立的員工項目連結。 | 員工以姓名加代碼加入公司時。 |
| 照片與其戳記 | 您拍攝的照片，以及蓋印在照片上的資訊：日期與時間、GPS 座標、經反向地理編碼取得的地址，以及您輸入的任何備註。 | 每次拍攝並同步照片時。 |
| 專案 | 若貴公司使用專案功能：專案名稱、編號、日期與時間、客戶姓名與電話號碼、地點（地址、地圖連結與座標）、備註、被指派的員工，以及由誰在何時標記完成或核准。由公司管理員輸入，僅該公司的管理員與被指派的員工可見。專案可以封存，但不會自動刪除；公司帳號刪除時，該公司的所有專案會一併刪除。刪除員工時，會移除其指派紀錄，並從完成與核准紀錄中移除其姓名。 | 管理員建立或編輯專案，或專案被標記完成或核准時。 |
| 現場報告 | 若貴公司使用現場報告：報告表頭（標題、工作編號、專案、現場地址、日期、編製人，以及您選擇顯示的公司名稱、地址、電話號碼與電子郵件）；每一頁所寫的文字（地點、項目、觀察、需採取的行動、負責人、到期日、狀態）；以及每頁照片的副本。每一頁也會保留照片加入時蓋印的內容：時間、地址、座標、員工姓名與公司名稱。從手機相簿加入的照片，上傳時會移除所有位置與相機資訊，僅保留拍攝日期。我們也會記錄每份報告與每個欄位最後由誰更改；若兩人更改同一段文字，則將被取代的文字保留 30 天。報告只有建立者與公司管理員可以開啟，其他人皆不可。報告會保存至被刪除為止（第 7 節）。 | 建立或編輯報告，且手機或網頁後台進行同步時。 |
| 證明登記 | 照片檔案的指紋、其驗證碼、拍攝時間，以及該時間來自網路或裝置時鐘。絕不包含影像本身（第 12 節）。 | 每次拍攝照片時，無論是否有帳號。 |
| 位置 | 裝置的 GPS 位置，用於在照片上加註戳記，並偵測偽造（「模擬」）位置。位置僅在拍攝當下使用；我們不會在背景持續追蹤裝置位置。 | 經您允許，拍攝照片時。 |
| 技術資料 | 營運與保護本服務所需的基本資訊，例如照片是否已同步，以及拍攝時所在的時區。應用程式與網頁後台不使用任何分析或當機回報服務，也不蒐集硬體識別碼，包括 IMEI 與廣告 ID；員工的裝置僅透過應用程式隨機產生的識別碼與其帳號連結，該識別碼使一個員工帳號只綁定一部裝置。picanchor.com 網站使用 Vercel Web Analytics 來統計頁面瀏覽次數。它不設定 cookie，不在您的裝置上儲存任何內容，也不會識別您或跨其他網站追蹤您。我們只看到總數，例如瀏覽的頁面、來源網站、國家與裝置類型。 | 正常使用期間。 |
PicAnchor 應用程式無需帳號即可在本機運作。若您從未以管理員身分登入，也從未以員工身分加入公司，照片會留在您的裝置上，不會傳送到我們的伺服器。系統會登記一份指紋與拍攝時間，以便日後驗證您的照片（第 12 節）；除非您使用帳號，否則您的位置與照片本身絕不會離開您的裝置。
3. 誰控制您的資料（控制者與處理者）
這一點對於了解您的權利很重要。
- 當企業使用 PicAnchor 記錄其團隊時：照片、報告、員工姓名及相關紀錄屬於該企業（即管理員所屬公司）並由其控制。該企業是資料控制者。PicAnchor 擔任資料處理者，代表該企業並依其指示儲存與處理資料。若您是員工，有關您資料的請求（查閱、更正、刪除）通常應向您的雇主或為您登記的公司提出，由其決定該資料如何使用與保存。
- 就您的 PicAnchor 帳號本身而言，例如管理員用於登入的電子郵件，以及網站：營運者是資料控制者。
4. 我們如何使用資料
- 提供核心功能：在照片上加註經驗證的時間與位置戳記，並證明照片未被更改。
- 將照片同步到公司的私人儲存空間，並顯示在該公司的網頁後台中。
- 讓管理員管理員工、產生報告（PDF「報告」），並在整個團隊套用一致的戳記。
- 將現場報告儲存到您的公司帳號，向撰寫者與公司管理員顯示，保留其編輯記錄，並在報告中填入公司資料。
- 提醒您即將到來的工作。若您允許通知，應用程式會在您的裝置上為指派給您的專案安排提醒。提醒只顯示專案名稱與開始時間，絕不顯示客戶、電話號碼、地址或備註，且與提醒相關的任何內容都不會傳送給我們。
- 營運、保護並改善本服務，以及提供支援。
- 套用貴公司來自 Apple 或 Google 的訂閱（我們只接收其狀態與參照編號）。
我們不出售個人資料。我們不會利用您的照片或位置建立廣告用的個人檔案，本服務也不顯示第三方廣告。
5. 法律依據與同意
我們處理個人資料的情形包括：您（或您任職的企業）已表示同意、為提供您所要求的服務所必需，以及我們為營運與保護本服務而具有合法利益。就員工而言，處理外勤記錄資料的合法依據，一般取決於為您登記並指示進行記錄的雇主公司。營運者設立於英國，我們依英國一般資料保護規則（UK GDPR）處理個人資料。
6. 分享與第三方服務
我們僅與協助我們營運本服務的服務供應商分享資料，且僅限於必要範圍：
- 雲端主機與資料庫：照片與紀錄由我們的主機與資料庫供應商 Supabase 代表我們儲存在私人、受存取控制的儲存空間中。Supabase 運行於日本東京的 Amazon Web Services 基礎設施（AWS
ap-northeast-1）。每間公司的資料皆與其他公司的資料隔離。 - Vercel（picanchor.com 與網頁後台的主機服務，以及網站頁面瀏覽次數統計）。
- 應用程式商店與付款：Fleet 方案（Pro 與 Pro+）以訂閱方式，透過 Apple App Store 或 Google Play 在應用程式內購買。付款由 Apple 與 Google 處理；我們不會接收或儲存您的信用卡資料。我們會接收訂閱的狀態以及商店提供的參照資料（產品、交易編號，以及是否有效、處於免費試用或已結束），並將其與貴公司連結，以便套用其方案。
- 地圖／反向地理編碼：GPS 座標可能會傳送給地圖服務，以產生供人閱讀的地址，用於戳記。
- 法律：在法律要求時，或為保護權利與安全，我們可能會揭露資料。
7. 儲存、地點與保存期限
已同步的照片與紀錄儲存在由 Supabase 提供的私人雲端儲存空間，主機位於日本東京（AWS ap-northeast-1）。Supabase 在 Amazon Web Services 基礎設施上提供該儲存空間，後者為我們的子處理者。已同步照片的保存時間取決於照片上傳時公司所用的方案：付費方案（Pro 或 Pro+）為 1 年，Free 為 30 天，期滿後自動從儲存空間刪除。若方案結束，在方案期間上傳的照片仍保存 1 年，新照片則適用 Free 的限制。若公司升級，其 Free 期間的照片同樣保存 1 年。在 Free 方案下，公司最多可儲存 100 張在 Free 期間上傳的照片。在付費方案期間上傳的照片不計入此數量。達到上限後，其餘照片會留在員工的裝置上而不上傳，直到釋出空間或升級方案為止。控制資料的企業也可以隨時從網頁後台刪除員工與照片。從網頁後台刪除的照片會在「最近刪除」中保留 30 天，管理員可在此期間還原，之後即從儲存空間移除；員工被移除後仍保留的照片，只保留拍攝當時記錄的員工姓名，以使記錄保持完整。
現場報告及其中的照片副本不適用上述照片保存期程。它們會保存至公司刪除為止。已刪除的報告，或從報告中移除的頁面，會保留 30 天以供還原，之後連同其中的圖片一併從儲存空間移除。被取代文字的記錄於 30 天後移除。若員工被移出公司，其報告仍供公司管理員使用，並保留該員工作為作者的姓名，以使記錄保持完整。公司帳號刪除時，其所有現場報告及其圖片會一併刪除。
驗證登記項目會無限期保存，這是刻意的設計：印在照片或報告上的驗證碼，必須在多年後仍能使用，即使查驗者從來不是我們的客戶。您可以要求我們抹除某筆登記項目（第 9 節）。同步到公司的照片，會依上述期程從公司儲存空間刪除；其登記項目則不會，因此照片可能已從公司網頁後台消失，而其驗證碼仍可查得結果。
8. 安全
我們以多項措施保護資料，包括各公司之間相互隔離的存取控制（使一間公司無法看到另一間公司的資料）、不對外公開的私人儲存空間、加密傳輸，以及內建於戳記中、有助於偵測照片是否被更改的功能（來自網路的時間、模擬位置偵測，以及每張照片的數位指紋）。沒有任何系統是絕對安全的，但我們會依業界慣例努力保護您的資料。
為防止員工加入代碼被猜出，我們會限制加入公司時重複失敗的嘗試次數。為此，我們會將網路位址的單向雜湊值以及一個匿名工作階段識別碼儲存最長兩小時。它們僅用於該限制，絕不與照片或帳號連結，並會自動刪除。
9. 您的權利
在適用法律允許的範圍內，您可以要求查閱、更正或刪除您的個人資料，並可反對或限制某些處理。由於許多資料由使用 PicAnchor 的企業控制（見第 3 節），員工通常應向其雇主或為其登記的公司提出這些請求。就營運者控制的資料，或若您不確定該聯絡誰，請寫信至 admin@baturlabs.com，我們會協助轉送您的請求。
您也可以寫信至 admin@baturlabs.com，要求我們抹除某筆驗證登記項目（第 12 節）；目前應用程式內沒有相關控制項。該項目之後對任何查詢者只會回應「已撤銷」：拍攝時間與時間來源會被移除且無法復原。我們會保留指紋本身、驗證碼，以及我們首次收到它們的時間，因為若釋出該指紋，他人日後可能登記同一檔案並主張更早的日期。我們也會保留同一檔案被提交的次數與最後一次出現的時間。抹除後無法復原。
10. 兒童
PicAnchor 是供工作場所使用的工具，並非針對兒童。我們不會在知情的情況下蒐集任何未達其所在司法管轄區成年年齡者的個人資料。若您認為有未成年人提供了資料，請聯絡我們，我們會將其移除。
11. 本政策的變更
隨著本服務發展或法律要求，我們可能更新本政策。我們會修改上方的「最後更新」日期，如有重大變更，會提供更顯著的通知。
12. 照片驗證登記
登記系統不保存任何圖片。本節所述的任何事項，都不涉及照片本身離開您的裝置；照片只有在您將其同步到公司時才會上傳（第 2 節與第 7 節）。
當您拍攝照片時，應用程式會向我們的驗證登記系統傳送四項內容：
- 照片檔案的數位指紋（SHA-256 雜湊值，由檔案內容算出的一段短代碼；無法由它還原出照片本身）
- 照片的驗證碼，也就是印在照片上的短代碼，供他人在 verify.picanchor.com 輸入
- 拍攝時間
- 該時間來自網路或來自裝置時鐘
除此之外不傳送任何內容。不含位置、姓名、帳號資料或裝置識別碼。登記系統本身會以我們自己的時鐘記錄它收到這些內容的時刻，並且，若同一檔案再次被提交，會記錄次數及最後一次出現的時間。登記系統無法得知照片在何處拍攝或由誰拍攝。
您拍攝的每張照片都會進行登記，目前無法在應用程式中關閉。若您不希望照片被登記，請聯絡我們（第 14 節）。
設置此機制是為了讓照片日後能被驗證：任何持有照片或其驗證碼的人，都可以在 verify.picanchor.com 查驗該檔案何時被登記，以及之後是否曾被更改。由於驗證取決於紀錄的持久性，指紋與拍攝時間的登記項目會無限期保存。
為防止登記系統被大量請求灌爆，我們會限制同一網路位址在特定期間內可進行的登記次數。為此，我們會將該位址的單向雜湊值儲存最長兩小時。我們不儲存位址本身，也不為您的裝置或安裝建立任何永久識別碼，同一裝置的登記之間不會互相連結。
13. 與我們聯絡的人
本節適用於透過我們在 Facebook 或 Instagram 廣告中的表單，或透過電子郵件（而非透過 PicAnchor 應用程式）與我們聯絡的人。
我們蒐集的內容。您的姓名、電子郵件地址、電話號碼、公司名稱、團隊規模，以及您需要現場照片的用途。
原因。為回應您的請求，例如寄送您索取的範例報告。我們的法律依據是在訂立任何合約前應您的要求所採取的步驟（UK GDPR 第 6(1)(b) 條）。我們只會依您的請求跟進：最多兩次簡短提醒，之後即停止。除非您要求，否則我們不寄送電子報。
由誰處理。
- Meta 在其平台上依其自身政策蒐集表單，並將答覆轉交給我們。
- 我們使用 Zoho Mail 收發電子郵件。
- WhatsApp 僅在您提供電話號碼且我們就您的請求傳訊給您時使用。
- Zoho Sheet 是我們的潛在客戶紀錄表。
我們不做的事。我們不出售這些資訊，也不將其分享給其他公司作行銷之用。這些資訊絕不會進入照片登記系統（第 12 節）。PicAnchor 應用程式不含任何 Meta 追蹤程式碼。
保存多久。若您未成為客戶，我們會在最後一次與您聯絡後 12 個月刪除這些資訊。若您成為客戶，則適用本政策中有關帳號的各節。
您的權利。您可以寫信至 admin@baturlabs.com，要求取得副本、更正或刪除，或提出反對。您也可以向資訊專員辦公室（Information Commissioner's Office，ICO）投訴，網址為 ico.org.uk。
14. 聯絡方式
對本政策或您的資料有任何疑問：admin@baturlabs.com。
營運者：Baturlabs Ltd，一家於英格蘭與威爾斯註冊的公司，註冊地址 Unit 20 Yarrow Business Centre, Chorley PR6 0LP, United Kingdom。